Hintergrund
Nach § 193 Abgabenordnung (AO) wird die Zulässigkeit einer Außenprüfung für Steuerpflichtige bestimmt. Die fortführenden Paragraphen regeln dabei den sachlichen Umfang und weitere Bestimmungen. Eine Außenprüfung kann mehrere Steuerarten betrachten, mehrere Besteuerungszeiträume beinhalten und sich auf bestimmte Sachverhalte beziehen. Die Betriebsprüfung stellt den wichtigsten Fall der Außenprüfung da. Für Betriebsprüfungen müssen vom Steuerpflichtigen bestimmte Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Die §§ 147 und 147a regeln dabei, welche Aufzeichnungen und Unterlagen in welchen Zeiträumen aufgehoben werden müssen.
Hinweise
- Festschreibung der Buchungsdaten
Für den Betriebsprüferexport wird ein abgeschlossener, unveränderbarer Buchführungsstand vorausgesetzt. Falls noch nicht alle Buchungen des relevanten Zeitraums im Journal festgeschrieben sind, zeigt das Programm folgende Meldung:
Klicken Sie in der Meldung auf 'Nein' und prüfen Sie den Stapel im Menü 'Ansicht - Buchungsstapel'. Buchen Sie ggf. den Stapel über das Menü 'Buchen - Stapel ausbuchen' aus. - Schnittstelle zu IDEA
Die Daten werden vom Betriebsprüfer in die Prüf-Software 'IDEA' eingelesen. 'IDEA' ('Interactive Data Extraction and Analysis') ist eine Analyse-Software, die die deutsche Finanzverwaltung in digitalen Betriebsprüfungen nutzt. - Digitale Belege
Für die digitalen Belege wird ein eigener Unterordner 'Belege' angelegt und eine Kopie des Originalbelegs gespeichert. Da in IDEA nur ein digitaler Beleg pro Buchung importiert werden kann, wird nur der erste digitale Beleg einer Buchung exportiert. - GDPdU
Die vom Programm zur Verfügung gestellten Daten für die Betriebsprüfung entsprechen den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Daten exportieren
- Starten Sie den Assistenten für den Betriebsprüferexport über das Menü 'Datei - Export - Daten Betriebsprüfung'.
- Wechseln Sie mit Klick auf 'Weiter' auf die Seite 'Auswahl der Daten'.
- Setzen Sie die Haken bei den Daten, die Sie exportieren wollen.
- Wählen Sie die zu prüfenden Wirtschaftsjahre.
- Klicken Sie auf 'Weiter'.
- Bestimmen Sie über die Schaltfläche 'Durchsuchen' das Exportverzeichnis.
- Der Dateiname wird automatisch vergeben.
- Die Auswahl 'Daten komprimieren' erzeugt eine zusätzliche komprimierte Zip-Datei.
- Klicken Sie auf 'Weiter'.
- Um den Export zu erstellen, klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
- Eine Protokollmeldung zeigt das Exportverzeichnis an.
- Bestätigen Sie die Meldung mit 'OK'.
Dateiformate, Exportdaten, digitale Belege
Dateiformate
Beim Betriebsprüferexport werden folgende Dateiformate erzeugt:
| Dateityp | Dateiendung |
|---|---|
| Textdatei | txt |
| Document Type Definition | dtd |
| Extensible Markup Language | xml |
Exportdaten
Folgende Daten werden als Textdateien (*.txt) gespeichert.
| Bericht | Exportdatei (Beispiel 2023) |
|---|---|
| Firmenstammblatt | firma_bp2023.txt |
| Kontenplan | KTPL_BP.txt |
| Journal | jour_bp2023.txt |
| Summen- und Saldenliste | sald_BP2023.txt |
| Kostenstellen | KST_BP2023.txt |
| Kontenblätter Sachkonten | KTO_BP_SACH_SACH2023.txt |
| Kontenblätter, Debitoren/Kreditoren | KTO_BP_PERS_PERS2023.txt |
| Adressdaten, Debitoren/Kreditoren | KTO_BP_ADR_PERS2023.txt |
| Umsatzsteuerjahresaufstellung | UST_BP2023.txt |
| Anlagespiegel | Anlagenspiegel_BP2023txt |
| Kassenbericht | Kasse_BP2023.txt |
Außerdem werden noch zwei Dateien erzeugt, die übergeordnete Informationen enthalten.
- gdpdu-31-12-2023.dtd
- index.xml
